El problema no es la frase sino lo que hay detrás, casi siempre significa otra cosa:
tengo el tiempo ocupado en tareas que no elegí del todo, como acciones irrelevantes, delegables y
clientes que nunca te van a comprar. «No tengo tiempo» es la excusa que repites cada día, pero el problema no es la frase, es lo que hay detrás: tienes el tiempo ocupado en tareas que no elegiste del todo.
No tengo tiempo, es la objeción universal por excelencia: interna para cargarnos de razón y externa porque parece imposible de desmontar.
Por qué dices ‘no tengo tiempo’ cuando en realidad es otra cosa
La bandeja de entrada que lleva tres semanas sin vaciar, las reuniones pendientes, el equipo, los objetivos, los clientes, las bajas de última hora. Tú que volviste con energía renovada, llevas cuatro días sin levantar la cabeza.
Todo es urgente, y técnicamente lo es. Urgencia e importancia se parecen lo justo para confundirlas.
Una agenda llena no significa productividad, suele ser el síntoma del problema “tengo el tiempo ocupado en tareas que YO no elegí”. La eficacia no se mide por la intensidad del esfuerzo, sino por los beneficios que genera. Por ello los momentos de descanso o desconexión o diversión consciente son tan valiosos como necesarios, como habrás comprobado en la época estival.
Gestionar es atender lo que ya existe: resolver, responder, mantener la maquinaria en marcha.
Liderar es generar un impacto positivo en quienes nos rodean, abrir espacios, predicar con el ejemplo y servir a los demás.
Liderar es otra cosa, es pensar hacia dónde va el equipo, detectar lo que no funciona antes de que explote, entrenar a la persona que algún día te sucederá, tener esa conversación que a nadie le apetece porque parece que estás cosas pueden esperar. Nada te reclama hoy. Hasta el día que ya no. Si liderar, nunca es urgente, es el «no tengo tiempo» más caro.
Como decía Séneca, el filósofo estoico romano:
“No es que tengamos poco tiempo, es que perdemos mucho”
Lo que realmente significa «no tengo tiempo»
¿Para qué te pagan?
La pregunta parece una bofetada, lo sé. A casi todos nos pagan para pensar, pero si vas como pollo sin cabeza, te será imposible hacerlo. Te sentirás útil, imprescindible, importante, con el ego inflado.
Gestionar el tiempo no es llenarlo de ocupaciones sino invertirlo con inteligencia.
Mira tu agenda llena con otros ojos, como si tuvieras que coger un vuelo de Ryanair sin facturar maleta y pregúntate qué es absolutamente imprescindible.
La principal responsabilidad del cualquier líder es pensar
El pensamiento crítico y el análisis son contrarios a la velocidad y al estrés necesitan foco y tiempo. La acción sirve para mover que no es lo mismo que avanzar aunque habitualmente se confundan. Si no te reservas tiempo para pensar estás decidiendo a ciegas, de manera consciente o inconsciente, sin perspectiva, aunque decidas rápido.
Piensa dónde quieres estar dentro de x tiempo.
Piensa qué merece ser hecho por tí y qué no.
Piensa dónde aportas valor. Piensa hacia dónde va el equipo y si esa dirección tiene sentido.
Piensa dónde estarás dentro de 1 año, si continuas haciendo lo mismo que hoy.
Piensa.
¿Cuánto tiempo necesitas para pensar?
Menos del que temes y más del que tienes.
Recuerdo a un excelente cardiólogo y cirujano como explicaba que llegaba cada día 15´antes a su despacho para no hacer nada, y que ese tiempo, era justamente el más productivo de toda su jornada.
A pensar se aprende y se entrena.
Decide si te bloqueas un tiempo diario o semanal. Empieza a instalarlo en tu agenda y verás como cambia la calidad de las decisiones a corto plazo y a largo plazo, incluso tu forma de dirigir.
Si solo piensas cuando sobra tiempo, nunca pensarás, el tiempo no sobra jamás.
¿Qué hago cuando aparece la urgencia?
No confundas inmediatez con compromiso.
Negocia el plazo en vez de sufrirlo, cuando lo expones con claridad, resolverás la mayoría de las urgencias que parecían innegociables sin esa presión o exigencia.
Detecta si realmente hay una urgencia. Hay una pregunta que es clave ¿Se está quemando la oficina? ¿Hay alguna catástrofe? ¿Vamos a morir todos? Si la respuesta es no, averigua de que se trata en 10 segundos y traslada esa cuestión a tu agenda, contesta que ahora no tienes ese minuto pero que dedicarás 15, 20, 30, mañana miércoles a las 13:30 por ejemplo.
Cuando alguien de tu equipo te hace la pregunta clásica de si
tienes 1 minuto, y caes en la trampa, te contagiará su ansiedad y te hará cómplice de su mala organización.
Pon el freno de mano, 1 minuto por 20 personas al día, serían 20 minutos t ya sabemos que como mínimo serán 10 x 20, 200, más el tiempo que después necesites para retomar tu actividad. ¿Puedes permitirte regalar 3 horas al día cada día?
Estrategias para incrementar la productividad:
- Desactiva las notificaciones. Constantemente estamos saltando entre diferentes aplicaciones, notificaciones y tareas un mínimo de 25 veces al día lo que hace difícil concentrarse. El trabajo lleva más tiempo del que debería. Utiliza funciones de “No molestar” y podrás sumergirte en un trabajo profundo.
- Agrupa las tareas similares. Cada vez que cambies de tarea, tu cerebro ha que encontrar el contexto y la información relevantes para esa nueva tarea y llevar ese conocimiento a la superficie, aunque solo tarda unos segundos, si estás cambiando constantemente entre tareas y proyectos, estás forzando a tu cerebro a trabajar horas extras. Lo que provoca una reducción de la productividad y agotamiento al final del día. Cuando lo hagas, dedicarás menos tiempo a cambiar de contexto y más tiempo a concentrarte en realizar un trabajo de alto impacto.
- Deja de intentar realizar varias tareas a la vez. El multitasking es un mito. En lugar de realizar varias tareas a la vez, intenta trabajar en una tarea a la vez, para que puedas ganar fluidez mientras trabajas. El estado de flow lo alcanzas cuando estás tan concentrado que sientes que estás en tu momento de mayor rendimiento.
- Utiliza la IA como desbloqueador y multiplicador, especialmente de tareas rutinarias que consumen mucho tiempo.
- Evitar que el día se convierta en una sucesión de interrupciones. Protege el tiempo productivo. Bloques sin reuniones para redacción de informes, preparación de propuestas, reuniones de cierre, conversaciones importantes.
- Toma descansos conscientes. Tu cerebro necesita tiempo para descansar y recargarse. Prográmalos en tu calendario y oblígate a realizarlos. Aunque sean cambiar de posición, ponerte de pie o estirarte. Te sentirás mejor una vez que lo hagas.
El tiempo es nuestro recurso más valioso, no es infinito y tu energía tampoco.
Con cariño,
Ada.
